よくある質問

● お申し込みから秘書代行サービス開始までの流れについて
● プライバシー保護(情報セキュリティ)について
● 応対品質について
● 秘書代行サービス業務全般 その他


 

<お申し込みから秘書代行サービス開始までの流れについて>

Q. 申し込みはどうしたらよいのか?

A. お電話にてお申し込みください。
(お電話でのお申し込み)
首都圏のお客様 0120-065-665
関西圏のお客様 0120-103-609
★休日・夜間はガイダンス再生に引き続き、自動での資料請求受付となりますので、お名前、電話番号、ご住所をお吹き込みください。資料とともにお申し込み書等を郵送させていただきます。

Q. NTTのボイスワープとはなにか?
A. 秘書代行サービスでは自宅や事務所にかかってきた電話を、お客様が指定する電話番号(弊社コールセンター等)へ転送する
必要があります。 NTTが「ボイスワープ」として提供しているサービスをご利用いただきます。
局番なしの116番にてお申し込みいただけます。
NTT以外の電話回線をご利用の場合は、各電話会社へ転送サービスをお申込み下さい。
Q. ボイスワープの手続きは代行してもらえるのか?
A. 残念ながら、個人情報保護法の関係で、手続き代行が出来なくなりました。
Q. 申し込み後、どのくらいで利用できるのか?
A.弊社へのお申し込みから2~3営業日で電話秘書サービスをご利用いただくことができます。
 但し、ボイスワープ等の転送サービスのお申し込みに多少お時間がかかることもございますので、余裕をもってお申込み下さい。
Q. 転送するには特別な装置などが必要なのか?
A.全く必要ありません。 各電話会社の転送サービス(NTTボイスワープ等)をお申込み頂くだけで、弊社コールセンターへとスムーズに転送することができます。もちろんお電話をかけている方には転送であることはわかりません。
なおNTTのISDN回線をご利用の場合はお手元の機器・装置から転送していただくことも可能です。(装置によっては転送に多少
お時間がかかることがあります。)
※弊社ではボイスワープサービスによる転送を推奨させて頂いております。
NTTのISDN回線の場合、ボイスワープと転送元電話番号常時通知サービスのお申込みが
別途必要となります。
Q. 転送テストはどのようにして行うのか?
A. 転送状態にして頂きましたお客様のお電話へ、携帯電話等からお電話をかけて頂き、弊社コールセンターに転送されているか
 ご確認頂きます。 この作業の中で、転送自体が遅滞なくスムーズに行われたかどうかのご確認と、その入電に対する弊社CTI
 システムのレスポンスチェックを行って頂きます。
Q. 月の途中からでも申し込みはできるのか?
A.はい、もちろんお申し込みいただけます。開始月のみ日割りにて料金を請求させていただきます。但し、転送テスト日は除かせて
 頂いております。

 

<プライバシー保護(情報セキュリティ)について>

Q. 業務上の秘密は守られるのか?
A. お客様のプライバシー保護は私共の電話秘書業務における最も重要な大前提です。
オペレーターへの情報セキュリティ教育の徹底はもちろん、厳格な情報管理を実施致しております。

 

<応対品質について>

Q. 応対品質は大丈夫か?
A. コールセンターでの勤務経験者など、充分なスキルを備えたオペレーターによる的確な対応をお約束致します。
  また、アクティブプラン、ビジネスプランにおいては随時、弊社オペレーターとお客様の顧客様との応対内容を、通話録音サービスに
 よりご確認頂くことができます。
Q. 帰社時間などを相手先へ伝えてもらえるのか
A. 外出の際に、弊社の受付専用電話までご連絡をいただけますと、帰社予定時間を相手先様へお伝えするなどの対応を致します。
Q. 受注・予約・商品説明はどの程度、対応してもらえるのか?またかかる費用は?
A. 実際の受注内容の複雑度、お取り扱い商品数等により料金が異なります。お客様より頂きました情報に基づき、お見積りさせてい  ただいております。お気軽にお問い合わせください。
Q. 応対の記録はどのように伝えてくれるのか? (パーソナル・アクティブ・ビジネスプラン共通)
A.  メールでお伝え致します。
携帯電話へのメールの場合、記載された相手先様のお電話番号へワンプッシュで(phon to機能)電話をかけられますので、用件把握から電話連絡の流れがスピーディです。
※ 一部の機種では、ご利用頂けない場合がございます。
※ 先様のお電話番号をお教えいただけない場合などはメールにお電話番号の記載はできません。
※ 弊社外の通信ネットワーク障害等によるメール遅延につきましては弊社は責任を負いかねますのでご了承願います。
Q. 携帯電話への連絡をしてもらいたいが、つながらない場合はどうなるのか?(アクティブ・ビジネスプラン共通)
A. 時間をおいて、2回までリダイヤル致します。 但し状況により3回以上のお呼び出し対応も致します。

 

<秘書代行サービス業務全般 その他>

Q. 営業時間は?
A. 平日9:00から18:00迄です。なお、お昼休み時間帯も営業致しております。
Q. 事務所をまだ開設していないが?
A. 事務所開設までの間、弊社住所(東京都豊島区西巣鴨または大阪市中央区南船場)と専用電話番号をご利用いただくことが可能
です。住所は登記等にはご利用いただけませんが、お名刺等に印刷することは可能です。また、かかってきたお電話にはお客様の
社員(秘書)として応対致します。(詳細はお問合せ・資料請求ください)
Q. サービス利用料の支払いはどうしたらいいのか?
A. 前金制とさせていただいており、原則と致しまして自動引き落としをご利用いただいております。
なお、お振込みによるお支払いも可能です。この場合振込手数料はお客様負担とさせていただいております。
Q. 電話番号貸しの場合、電話番号は希望を聞いてもらえるか?
A. 申し訳ございません。 ご希望は承っておりません。弊社にて決定させていただきます。
Q. 住所を借りた場合、郵便物や宅配便などは受取ってもらえるのか?
A. はい、もちろんお受取致します。弊社では、貴社専用の受け取り台帳を作成し、保管・管理しております。またご指示を頂ければ
 指定先への転送も致します。受け取り手数料及び転送手数料・送料実費は別途請求させていただきます。
※書留、生もの、クール便等の受け取りはお受けしておりません。
Q. メッセージBOXとは何なのか?
A.  貴社あてのお電話内容を録音・再生するサービスです。 24時間、お客様の携帯電話などから通話内容を確認することが
  できます。
  なお、録音内容確認の為の通信費は、お客様のご負担となります。アクティブプラン、ビジネスプランでご利用頂けます。
Q. 転送の開始・停止はそちらでやってもらえるのか?
A. 申し訳ございませんが転送の開始・停止は貴社にてご操作ください。
Q. 転送元電話番号等常時通知サービスとは何か?
A. 当社のCTIシステムが貴社から転送された電話であることを認識する為に、NTTが提供する通知サービスです。
  ISDNボイスワープを利用して秘書センターへ転送される場合は必ず必要になります。なお、料金は無料です。
  なお、ISDNをご利用であっても機器・装置(TA等)を利用した転送の場合や、通常のアナログ電話回線でのボイスワープを利用
  される方は、「転送元電話番号等常時通知サービス」は不要です。